一、技术档案、资料和原始记录是进行维护管理的依据，须建立健全制度，专人保管，及时修订，方便使用。

二、档案和资料项目如下：

1、 系统设备的说明书、图纸、维护手册；

2、 中控机房各类弱电布线原理系统图；

3、 电源及配线设备的接线记录、图；

4、 中控机房内机架及设备所在位置图；

5、 工程技术设计、施工、竣工资料和验收记录等；

6、 交换机、服务器等IP地址、子网掩码、网关、配置、端口、配线架；口令等；

7、 其他主要设备配置；

8、 应急处理方案；

9、 系统重大故障报告和原始记录；

10、 各种规章制度：技术规范和维护指标；

11、 其他技术文件和有关规定等；

三、机房的原始记录的项目如下：

1、 值班日志；

2、 作业计划；

3、 测试记录及设备特性记录；

4、 设备搬迁、更新的有关资料和测试记录；

5、 其他原始记录；

四、技术档案和资料的管理规定如下：

1、 专柜存放，专人管理，定期检查清理；

2、 不得随意带出机房，如确因需要临时借出时，应经部门负责人同意，由值班人员登记，按时归还；

3、 使用时应珍惜爱护，不得抽页、涂写，有破损时应立即修补；

4、 设备调动时，原随机的技术资料应随机转移，使用过程中建立的资料，可择其重要性予以复制，一并列出清单，随机转移；

凡本教学条件保障规定的维护报表、定期测试记录、质量分析报表、值班记录和其他原始记录等，均应按季分月整理成册，集中存放，专人保管（或输入计算机保存），在经过适当长时期后如这些资料确已失去利用价值，经处有关负责人批准后可以销毁或删除；

可酌情精简技术档案和原始资料，摈弃无用信息，提高工作效率。

快速提高多媒体教学系统的信息化建设，使得相关信息查询实现网络化、数据库支撑、云咨询。